Key Takeaways:
- Knowledge Management System dipakai untuk mengelola dokumentasi perusahaan, sehingga informasi bisa diakses lebih mudah.
- Knowledge Management System bermanfaat untuk mengurangi risiko kehilangan pengetahuan dan meningkatkan efisiensi kerja perusahaan.
- Penerapan Knowledge Management System di BPR dan koperasi meliputi layanan anggota atau nasabah, automasi penyaringan CV calon pegawai, dan mendukung pelatihan product knowledge.
- Knowledge Management System tak perlu lagi dibuat dari nol, karena MAMPU telah menyediakan solusi dengan merilis beta version KMS.
Sering kali koperasi dan Bank Perekonomian Rakyat (BPR) berurusan dengan banyak informasi meliputi SOP, informasi nasabah, dan lain-lain. Hal ini bisa mengakibatkan data tidak mudah dicari, informasi tidak akurat, human error, dan waktu respons yang lambat. Namun, hal tersebut bisa diatasi dengan menggunakan Knowledge Management System (KMS). Mari kita cari tahu lebih lanjut di sini!
Apa Itu Knowledge Management System?
Knowledge Management System (KMS) adalah sebuah alat berbasis digital yang dipakai untuk membantu pengelolaan dokumentasi perusahaan, yang berisi informasi umum, sistem operasional perusahaan, dan lain-lain. Biasanya, tiap perusahaan mempunyai KMS untuk menjaga informasi internal perusahaan. KMS mempunyai tiga karakteristik, antara lain:
1. People
People terdiri dari orang-orang yang memiliki pengetahuan tentang pengelolaan sistem. Mereka berkomitmen dalam keseluruhan proses yang melibatkan knowledge untuk organisasi.
2. Process
Process memastikan bahwa implementasi manajemen pengetahuan berjalan sesuai alur dengan menyeimbangkan prinsip, praktik, strategi, dan proses.
3. Technology
Technology adalah media KMS yang diurus oleh orang kompeten di bidangnya. Technology berperan sebagai pendukung yang membantu SDM melakukan tugasnya.
Manfaat Menggunakan Knowledge Management System
Aset pengetahuan yang didokumentasikan dalam sistem bisa membantu Anda menghadapi skenario yang tidak diinginkan tanpa takut menghambat operasional. Sebab, manfaat menggunakan Knowledge Management System antara lain:
1. Mengurangi risiko kehilangan pengetahuan
Setiap perusahaan memiliki banyak pengetahuan penting dalam sistem operasinya. Namun, pengetahuan ini tersebar di berbagai departemen dan individu, sehingga sulit untuk diakses.
Knowledge Management System menyediakan cara untuk mengumpulkan dan mengatur informasi ini, sehingga informasi lebih mudah tersedia untuk pengambilan keputusan sehari-hari. Selain itu, sistem ini dapat membantu mencegah hilangnya pengetahuan ketika karyawan pensiun atau meninggalkan perusahaan. Terlebih, biaya pengetahuan yang hilang bisa berujung pada pengeluaran yang tinggi.
2. Meningkatkan efisiensi dan inovasi
Knowledge Management System yang dikelola secara sistematis dan teratur akan membuat perusahaan lebih mudah melakukan tracking dan development knowledge. Dengan sistem yang terstruktur, maka biaya dan waktu yang dikeluarkan pun lebih efisien. KMS juga memungkinkan perusahaan untuk mengakses informasi yang terkait dengan pelanggan secara mudah, sehingga pengalaman pelanggan bisa menjadi lebih baik.
Contoh Penggunaan Knowledge Management System di BPR dan Koperasi
Penerapan Knowledge Management System di perusahaan bisa membuat proses kerja berjalan lancar dan terus berkembang, termasuk di Bank Perekonomian Rakyat (BPR) dan koperasi. Berikut contoh penggunaannya:
1. Layanan anggota atau nasabah
BPR dan koperasi mampu bekerja secara maksimal dengan memberikan layanan real-time dan efektif. KMS pun bisa memberikan akses ke riset pasar terbaru dan wawasan pelanggan. Dengan begitu, layanan anggota atau nasabah bisa berjalan secara maksimal.
2. Automasi untuk penyaringan CV calon pegawai
Di era digital ini, penggunaan artificial intelligence (AI) sudah memberikan perubahan dalam proses pencarian dan seleksi karyawan. Teknologi ini mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam memilih calon karyawan terbaik. Dengan menerapkan AI, perusahaan bisa menganalisis resume dan media sosial dari calon karyawan untuk mempercepat proses rekrutmen.
3. Mendukung pelatihan product knowledge dan SOP
Tiap individu dalam perusahaan bisa mendapat informasi mengenai kekuatan dan kelemahan pasar, area yang perlu ditingkatkan, upaya pemasaran, dan sebagainya. Hal tersebut membuat perusahaan bisa lebih mudah mengenal peluang pasar baru dan mengoptimalkan proses kerja.
Bagaimana Cara Menerapkan Knowledge Management System?
Knowledge Management System memberikan banyak manfaat dalam penerapannya. Untuk menggunakan KMS, BPR atau koperasi tidak perlu lagi mengembangkan dari nol. Sebab, MAMPU telah menyediakan solusi dengan merilis beta version KMS. KMS ini menjamin kerahasiaan data organisasi Anda agar tidak bisa diakses secara sembarangan oleh pihak yang tidak berwenang. Manfaat ini juga dirasakan oleh salah satu klien MAMPU yang menggunakan KMS untuk menganalisis kebenaran informasi dengan data yang tersentralisasi, tanpa perlu khawatir akses dari pihak luar yang tidak memiliki izin.
Knowledge Management System menjadi solusi agar Anda dapat mengakses dokumentasi informasi dengan mudah, kapan saja, dan di mana saja. Kini Anda tak perlu bingung untuk menerapkan KMS sesuai kebutuhan. Sebab, MAMPU hadir untuk membantu Anda dan menjaga keamanan data organisasi Anda. Jangan ragu untuk berkonsultasi secara gratis dengan mengisi formulir ini!